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Inspiration

Von Instant Messaging bis Virtual Brainstorming – Die besten digitalen Tools für euer Remote Office

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Von Instant Messaging bis Virtual Brainstorming – Die besten digitalen Tools für euer Remote Office

Ihr habt es geschafft und endlich Homeoffice in eurem Unternehmen eingeführt oder wurdet durch die aktuelle Krise dazu gezwungen. Dann erst einmal herzlichen Glückwunsch – ihr habt einen weiteren Schritt in Richtung agiler Organisation getan und eure MitarbeiterInnen werden es euch danken. Endlich könnt ihr neben der Arbeit Dinge tun, die sich sonst zeitlich oder organisatorisch nicht umsetzen ließen und könnt eure Arbeitszeit flexibler einteilen. Trotzdem habt ihr das Gefühl, dass nicht alle an einem Strang ziehen? Meetings werden immer schwieriger durchzuführen? Der schnelle, bilaterale Austausch im Büro fehlt und Projekte und Aufgaben werden immer komplexer zu strukturieren und zu verteilen? All das ist gut möglich, wenn euch die richtigen, digitalen Tools fehlen, die das Büro und seine Strukturen zu den MitarbeiterInnen nach Hause bringen. Wir freuen uns deshalb, euch ein paar Ideen, Kniffe und Tools an die Hand zu gebe, die euch helfen das Homeoffice mit Bravour zu meistern.

Von überall einfach zusammenarbeiten mit Instant-Messaging

Ihr seid die E-Mail Flut leid und wünscht euch schnellere Absprachen von „Tür zu Tür“ wie im Büro? Dann nutzt doch einfach ein Instant-Messaging-Tool wie z.B. Slack, wenn ihr von verschiedenen Standorten aus arbeitet. Im Grunde ist das wie ein WhatsApp Chat, nur professioneller und für die Arbeit mit großartig praktischen Funktionen. Ihr könnt diverse „Channel“ zu verschiedenen Themen oder Projekten eröffnen in die jeweils nur die relevanten MitarbeiterInnen Einsicht haben oder euch private Nachrichten schreiben. Das Versenden von Dokumenten ist kinderleicht und auch die Möglichkeit von Web-Telefonie ist inklusive (wobei wir hierzu ein anderes Tool empfehlen). Das Tool erspart euch das Verschicken von E-Mails zu jeder noch so kleinen Frage und erleichtert die schnelle Kommunikation von Homeoffice zu Homeoffice. Wir nutzen Slack seit Jahren, sind hochzufrieden und auch das tägliche „Guten Morgen!“ und ein kleiner Plausch wie sonst an der Kaffeemaschine ist bei uns zum Standard geworden.

Weitere Alternativen: Microsoft Teams, Spike, Fleep, Rocket.chat, uvm.

Meetings (fast) wie im Konferenzraum

Ihr wollt eure wöchentlichen Meetings mit der gesamten Mannschaft auch im Homeoffice nicht missen? Wir raten euch auch eure Kommunikationsroutinen beizubehalten. Dann nutzt doch einen der zahlreichen Anbieter für Videotelefonie, um den Teamspirit aufrecht zu erhalten. Es macht einen großen Unterschied ob man sich nur auf der Tonspur austauscht, gar nur Mails und Chat-Nachrichten schreibt oder sich von Zeit zu Zeit mal wieder in die Augen sieht. Mimik und Gestik sind ein essentieller Bestandteil unserer Kommunikation, weshalb wir euch regelmäßige Video-Calls ans Herz legen. Wir arbeiten hierfür mit Zoom und tauschen uns in großen und kleinen Runden aus. Es besteht die einfache Möglichkeit für diverse interne und externe Termine Konferenzräume einzurichten und auch das Teilen von Bildschirmen und PPTs ist kein Problem.

Weitere Alternativen: Skype for Business, Bluejeans, Slack, uvm.

Gemeinsames virtuelles Brainstorming – Kein Problem!

Unsere neuste Entdeckung: Miro. Ihr wollt per Videochat im Team Ideen sammeln oder mit KundInnen einen virtuellen Workshop durchführen? Dann hilft euch dieses browser-basierte Tool dabei Ideen sinnvoll zu strukturieren. Ihr könnt virtuelle „Post-It’s“ anbringen, Mindmaps zeichnen, Prozesse visualisieren und vieles mehr. Mit dem inkludierten Video Chat ist es fast als wäret ihr im selben Raum. Da wir mit KundInnen oft in Workshops arbeiten und auch intern Brainstormings zur Tagesordnung gehören, werden wir das Tool dieser Tage fest in unserem Werkzeugkasten verankern. Wir empfehlen euch dasselbe zu tun!

Weitere Alternativen: Conceptboard, Mindmeister, uvm.

Behaltet die Übersicht, auch von Zuhause 

Wir kennen das gut: Im Büro lassen sich Aufgaben leichter verteilen, Projekte sind an den Wänden in ihrer Struktur visualisiert und überhaupt lässt sich durch schnellen, direkten Austausch Verwirrung vermeiden. Nun wollt ihr auch von Zuhause den Überblick über Projekte, Aufgabenverteilung und deren Fortschritt nicht verlieren? Dabei hilft euch Trello. Ein Tool, das wir schon seit geraumer Zeit nutzen um Projekte in Einzelaufgaben zu unterteilen, Verantwortlichkeiten zu vergeben und den Fortschritt festzuhalten. Mit sogenannten Boards ist es möglich Aufgaben in Listen zu verwalten. Sie können beliebig von allen Projektbeteiligten bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen, Terminen und vielem mehr versehen werden. Durch den übersichtlichen Aufbau kann man Projekte großartig protokollieren und umgeht unnötigen Stress und Chaos.

Weitere Alternativen: Basecamp, Jira, Confluence, uvm.

Aller Anfang ist schwer

Der Mensch tut sich schwer mit Veränderung und das verstehen wir gut. Auch für uns war es eine Umstellung als wir zum ersten Mal regelmäßiges Homeoffice eingeführt haben und die aktuelle Umstellung auf komplette Remote Arbeit ist auch für uns nicht einfach. Aber wir sind sicher, dass sich jedes Unternehmen den neuen Begebenheiten anpassen kann und muss. Und wenn die richtigen Grundlagen einmal geschaffen sind, wird dies von Erfolg gekrönt sein. Wir hoffen die erwähnten Tools werden euch auf dem Weg dorthin unterstützen.

Viel Erfolg & bleibt gesund!

Eure Ziberts.

 

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